Bewerbung per E-Mail senden: Betreff und Tipps 2026
Bewerbung per E-Mail senden mit perfektem Betreff, E-Mail-Text, PDF-Benennung und Follow-up. Schritt-fuer-Schritt Tipps fuer die E-Mail-Bewerbung 2026.
Bewerbung per E-Mail senden: Der komplette Leitfaden 2026
Obwohl viele Unternehmen inzwischen Online-Bewerbungsportale nutzen, bleibt die E-Mail-Bewerbung in Deutschland ein gaengiger Bewerbungsweg. Besonders im Mittelstand, bei kleineren Unternehmen und bei Initiativbewerbungen wird die Bewerbung per E-Mail erwartet. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Betreff, E-Mail-Text, PDF-Benennung und Follow-up perfekt gestalten.
Dieser Bewerbung E-Mail senden Leitfaden bietet praktische Tipps und konkrete Beispiele für Ihre Bewerbung.
Wann wird eine E-Mail-Bewerbung erwartet?
In Deutschland ist die E-Mail-Bewerbung weiterhin relevant, wenn:
Die Stellenanzeige explizit eine E-Mail-Adresse fuer Bewerbungen angibt
Kleine und mittlere Unternehmen kein Online-Portal haben
Sie sich initiativ bewerben und keinen anderen Kanal finden
Sie sich bei Personalberatungen und Headhuntern vorstellen
Die Stellenanzeige Bewerbung per E-Mail oder Ihre aussagekraeftige Bewerbung nennt
Der perfekte Betreff: Ihre Eintrittskarte
Der Betreff ist das Erste, was der Empfaenger sieht. Ein schlechter Betreff kann dazu fuehren, dass Ihre E-Mail im Spam landet oder uebersprungen wird.
Optimale Betreff-Formeln:
Standard: Bewerbung als [Jobtitel] - [Vorname Nachname]
Mit Referenz: Bewerbung als [Jobtitel] - Ref. [Nummer] - [Vorname Nachname]
Mit Quelle: Bewerbung als [Jobtitel] (StepStone) - [Vorname Nachname]
Initiativ: Initiativbewerbung als [Jobtitel] - [Vorname Nachname]
Beispiele:
Bewerbung als Senior Controller - Thomas Weber - Ref. FIN-2026-042
Ihre E-Mail-Adresse ist ein Teil Ihres ersten Eindrucks:
Falls Ihre aktuelle Adresse nicht professionell ist, erstellen Sie eine neue, dedizierte Bewerbungs-Adresse bei Gmail oder Outlook.
Follow-up: Richtig nachfassen
Nach dem Versand Ihrer Bewerbung beginnt die Wartezeit. Ein professionelles Follow-up kann den Unterschied machen.
Timeline:
Tag 1: Bewerbung versenden (Dienstag bis Donnerstag, 9 bis 11 Uhr)
Tag 1 bis 3: Prufen Sie, ob eine automatische Empfangsbestaetigung kommt
Tag 10 bis 14: Erstes Follow-up per E-Mail
Tag 21 bis 28: Zweites Follow-up (optional, per Telefon)
Ab Tag 28: Wenn keine Antwort kommt, Bewerbung als nicht erfolgreich verbuchen
Follow-up E-Mail Beispiel:
Sehr geehrte Frau Mueller,
ich moechte mich kurz erkundigen, ob meine Bewerbung vom 15. Februar fuer die Position als Senior Projektmanager bei Ihnen eingegangen ist. Ich bin nach wie vor sehr an der Position interessiert und wuerde mich freuen, wenn wir die Moeglichkeit eines Gespraechs finden koennten.
Häufig Gestellte Fragen
Was schreibe ich in den Betreff einer Bewerbungs-E-Mail?
Der Betreff muss klar und praezise sein. Optimale Formel: Bewerbung als [Jobtitel] - [Ihr Vor- und Nachname] - [optional: Referenznummer]. Beispiel: Bewerbung als Senior Projektmanager - Thomas Weber - Ref. 2026-PM-089. Vermeiden Sie generische Betreffzeilen wie Bewerbung oder Interesse an Ihrer Stelle.
Wie lang sollte der E-Mail-Text einer Bewerbung sein?
Der E-Mail-Text sollte 5 bis 8 Saetze umfassen: kurze Begruessing, Bezug auf die Stelle, ein Highlight aus Ihrem Profil und der Hinweis auf die angehaengten Unterlagen. Der E-Mail-Text ersetzt nicht das Anschreiben, sondern ist ein Begleittext.
Wie sollte ich die PDF-Datei fuer die Bewerbung benennen?
Verwenden Sie eine klare Benennung: Bewerbung_Vorname_Nachname_Jobtitel.pdf oder Lebenslauf_Vorname_Nachname.pdf. Keine Umlaute, keine Sonderzeichen, keine Leerzeichen (stattdessen Unterstriche). So findet der Recruiter Ihre Datei auch Wochen spaeter leicht wieder.
Soll ich die Bewerbungsunterlagen als eine oder mehrere PDFs versenden?
Idealerweise als eine zusammengefasste PDF-Datei in der Reihenfolge: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse. Alternativ maximal 2 bis 3 separate Dateien, klar benannt. Achten Sie darauf, dass die Gesamtgroesse 5 MB nicht ueberschreitet, da viele E-Mail-Systeme groessere Anhaenge blockieren.
Bewerbung als Projektmanagerin Digitalisierung - Anna Mueller
Initiativbewerbung als Marketing Manager - Maximilian Schmidt
Bewerbung als Softwareentwickler Java (Indeed-Anzeige) - David Park
Betreff-Fehler vermeiden:
Kein Betreff oder nur Bewerbung
Nur den Jobtitel ohne Namen
Grossbuchstaben oder Ausrufezeichen: BEWERBUNG!!!
Zu langer Betreff, der abgeschnitten wird (unter 60 Zeichen bleiben)
Betreff auf Englisch, wenn die Stelle deutsch ausgeschrieben ist
Der E-Mail-Text: Professioneller Begleittext
Der E-Mail-Text ist nicht das Anschreiben. Er ist ein kurzer, professioneller Begleittext, der zum Oeffnen der Anhaenge einlaedt. Das eigentliche Anschreiben gehoert als PDF in den Anhang.
Struktur des E-Mail-Textes (5 bis 8 Saetze):
1. Anrede:
Verwenden Sie den Namen des Ansprechpartners, wenn bekannt. Sonst: Sehr geehrte Damen und Herren.
2. Bezug auf die Stelle:
Hiermit bewerbe ich mich auf die ausgeschriebene Position als [Jobtitel], die ich auf [Quelle] gefunden habe.
3. Ein Highlight (optional):
Ein Satz, der Ihr Profil auf den Punkt bringt und Neugier weckt.
4. Verweis auf Anhaenge:
Meine vollstaendigen Bewerbungsunterlagen finden Sie im Anhang.
5. Abschluss:
Ich freue mich auf Ihre Rueckmeldung und stehe fuer ein Gespraech gerne zur Verfuegung.
6. Grussformel:
Mit freundlichen Gruessen, [Ihr Name]
Komplettes Beispiel:
Sehr geehrte Frau Mueller,
mit grossem Interesse habe ich die Ausschreibung fuer die Position als Senior Projektmanager bei der Muster AG auf StepStone gelesen. Mit ueber 8 Jahren Erfahrung in der Leitung komplexer IT-Projekte und einer PMP-Zertifizierung bringe ich die gesuchten Qualifikationen mit. Meine vollstaendigen Bewerbungsunterlagen finden Sie anbei.
Ich freue mich auf die Moeglichkeit, mich persoenlich bei Ihnen vorzustellen und stehe fuer Rueckfragen gerne zur Verfuegung.
Mit freundlichen Gruessen
Thomas Weber
Tel.: +49 170 1234567
PDF-Dateien richtig benennen und zusammenstellen
Die Benennung Ihrer PDF-Dateien zeigt Sorgfalt und erleichtert dem Recruiter die Arbeit.
Benennungsformat:Bewerbung_Vorname_Nachname_Jobtitel.pdf
oder bei separaten Dateien:
Lebenslauf_Vorname_Nachname.pdfAnschreiben_Vorname_Nachname.pdfZeugnisse_Vorname_Nachname.pdf
Wichtige Regeln:
Keine Umlaute in Dateinamen (Mueller statt Mueller mit Umlaut)
Unterstriche statt Leerzeichen
Keine Sonderzeichen oder Klammern
Aktuelle Dateinamen, keine Entwurf_v3_final_neu.pdf
PDF/A-Format fuer maximale Kompatibilitaet
Zusammenstellung der Unterlagen:
Variante
Dateien
Wann nutzen
Komplett-PDF
1 Datei mit allem
Empfohlen bei den meisten Bewerbungen
Getrennt
2-3 Dateien
Wenn Zeugnisse separat gewuenscht
Nur Lebenslauf
1 Datei
Bei Initiativbewerbungen oder LinkedIn
Reihenfolge im Komplett-PDF:
Anschreiben (1 Seite)
Deckblatt mit Foto (optional, 1 Seite)
Lebenslauf (1 bis 2 Seiten)
Arbeitszeugnisse (nach Relevanz sortiert)
Ausbildungszeugnisse
Zertifikate und Weiterbildungen
Dateigroesse: Maximal 5 MB. Groessere Dateien koennen von E-Mail-Servern abgewiesen werden. Nutzen Sie PDF-Komprimierungs-Tools, wenn Ihre Zeugnisse zu gross sind.
Absender-E-Mail-Adresse: Der unterschaetzte Faktor
Fuer Rueckfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfuegung.
Mit freundlichen Gruessen
Thomas Weber
Follow-up Regeln:
Immer hoeflich und nicht fordernd formulieren
Auf die urspruengliche E-Mail antworten (gleicher Thread)
Maximal 2 Nachfass-E-Mails senden
Nicht am Wochenende oder an Feiertagen schreiben
Bei einer Absage professionell bedanken und um Feedback bitten
Technische Checkliste vor dem Versand
Bevor Sie auf Senden klicken, pruefen Sie:
Betreff korrekt und vollstaendig?
Richtiger Empfaenger und E-Mail-Adresse?
Anrede stimmt (nicht Herr statt Frau)?
E-Mail-Text fehlerfrei und formatiert?
PDF-Anhaenge korrekt benannt und vollstaendig?
Dateigroesse unter 5 MB?
Eigene E-Mail-Signatur professionell?
PDFs auf verschiedenen Geraeten getestet?
Test-E-Mail an sich selbst gesendet?
E-Mail-Bewerbung vs. Online-Portal: Wann was nutzen?
Viele Bewerber fragen sich, ob sie die E-Mail-Bewerbung oder das Online-Portal bevorzugen sollen, wenn beides angeboten wird:
Online-Portal bevorzugen, wenn:
Das Unternehmen ein eigenes Bewerbungsportal hat (z.B. SAP SuccessFactors, Workday)
Die Stellenanzeige explizit auf das Portal verweist
Es sich um ein Grossunternehmen oder einen Konzern handelt, der alle Bewerbungen zentral erfasst
E-Mail bevorzugen, wenn:
Die Stellenanzeige eine E-Mail-Adresse des Ansprechpartners nennt
Es sich um ein kleines oder mittleres Unternehmen ohne Online-Portal handelt
Sie sich initiativ bewerben und direkt den Entscheider erreichen moechten
Die Personalberatung eine E-Mail-Adresse fuer Bewerbungen angibt
In beiden Faellen gilt: Vermeiden Sie Doppelbewerbungen. Bewerben Sie sich nicht gleichzeitig per E-Mail und ueber das Portal, da dies als unorganisiert wahrgenommen wird.
Der optimale Versandzeitpunkt
Studien zeigen, dass der Versandzeitpunkt die Wahrscheinlichkeit beeinflusst, dass Ihre Bewerbung zeitnah gelesen wird:
Beste Tage: Dienstag, Mittwoch und Donnerstag. Montags sind Postfaecher ueberfuellt, freitags werden kaum noch neue Bewerbungen bearbeitet
Beste Uhrzeit: Zwischen 8:00 und 10:00 Uhr. Ihre E-Mail erscheint oben im Posteingang, wenn der Personaler den Tag beginnt
Vermeiden: Wochenenden, Feiertage und spaete Abendstunden. Eine Bewerbung um 23:47 Uhr kann den Eindruck erwecken, dass Sie unter Zeitdruck arbeiten
E-Mail-Signatur fuer Bewerbungen
Eine professionelle E-Mail-Signatur rundet Ihre Bewerbungs-E-Mail ab. Sie sollte enthalten:
Ihr vollstaendiger Name
Ihre Telefonnummer (mit Vorwahl)
Optional: LinkedIn-Profil-URL
Optional: Link zu Ihrem Portfolio oder Ihrer Website
Verzichten Sie in der Bewerbungs-Signatur auf Zitate, Motivationssprueche, bunte Logos oder Social-Media-Icons fuer private Kanaele. Die Signatur sollte professionell und zurueckhaltend sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Telefonnummer aktuell und erreichbar ist, denn Recruiter rufen haeufig ohne Vorankuendigung an.
Datenschutz und DSGVO bei der E-Mail-Bewerbung
Seit Einfuehrung der DSGVO gibt es einige Aspekte, die Sie bei der E-Mail-Bewerbung beachten sollten:
Unternehmen muessen Ihre Bewerbungsdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (in der Regel nach 6 Monaten) loeschen, wenn keine Einstellung erfolgt
Sie haben das Recht, die Loeschung Ihrer Daten zu verlangen
Fragen Sie bei der Bewerbung, ob Ihre Daten fuer kuenftige Stellen gespeichert werden duerfen, falls die aktuelle Position nicht passt
Vermeiden Sie es, sensible persoenliche Daten wie Sozialversicherungsnummer oder Bankverbindung in der Bewerbung zu senden
Haeufige Fehler bei der E-Mail-Bewerbung
Falscher Empfaenger: Den Namen des Unternehmens oder Ansprechpartners verwechseln ist der schlimmste Fehler
Anschreiben in die E-Mail statt als Anhang: In Deutschland gehoert das Anschreiben als PDF in den Anhang
Fehlende Anhaenge: Bewerbung senden vergessen ist haeufiger als man denkt. Immer pruefen
Massenmails mit BCC: Bewerbungen gleichzeitig an mehrere Unternehmen senden ist offensichtlich und disqualifizierend
Informelle Sprache: Auch per E-Mail gelten die formalen Regeln des Geschaeftsbriefs
Falsche Dateiformate: Word-Dokumente statt PDF senden. PDFs bewahren das Layout und wirken professioneller
Keine Lesebestaetigung anfordern: Automatische Lesebestaetigungen wirken kontrollierend und sind im Bewerbungskontext unangemessen
Rechtschreibfehler im Betreff oder der Anrede: Dies ist der haeufigste Ausschlussgrund. Lassen Sie jede E-Mail von einer zweiten Person oder einem Rechtschreibpruefungstool gegenlesen
Zu grosse Dateianhaenge: PDFs mit hochaufloesenden Scan-Bildern sprengen schnell die 5-MB-Grenze. Komprimieren Sie Ihre Dateien vor dem Versand
Internationale Bewerbungen per E-Mail
Wenn Sie sich bei internationalen Unternehmen im DACH-Raum bewerben, beachten Sie: Der E-Mail-Text kann auf Englisch verfasst sein, wenn die Stellenanzeige auf Englisch war. In diesem Fall verwenden Sie Dear Mr/Ms [Name] statt Sehr geehrte/r und Best regards statt Mit freundlichen Gruessen. Das Anschreiben als PDF-Anhang sollte in der Sprache der Stellenanzeige verfasst sein.
Fazit
Eine professionelle E-Mail-Bewerbung mit klarem Betreff, kurzem Begleittext und sauber benannten PDF-Anhaengen zeigt Sorgfalt und Kompetenz. Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Aspekt zu optimieren, denn der erste Eindruck zaehlt. Von der richtigen Betreffzeile ueber den optimalen Versandzeitpunkt bis zum professionellen Follow-up: Wer diese Details beherrscht, hebt sich von der Masse ab.
Erstellen Sie einen perfekten Lebenslauf als PDF fuer Ihre naechste E-Mail-Bewerbung mit dem kostenlosen Lebenslauf-Editor. Professionelle Vorlagen, ATS-optimiert und sofort als PDF exportierbar.
Wann und wie sollte ich nach einer E-Mail-Bewerbung nachfassen?
Warten Sie 10 bis 14 Tage. Dann senden Sie eine kurze, hoefliche Nachfass-E-Mail mit Bezug auf Ihre Bewerbung. Formulierung: Ich moechte mich erkundigen, ob meine Bewerbung vom [Datum] fuer die Position [Jobtitel] bei Ihnen eingegangen ist. Fuer Rueckfragen stehe ich gerne zur Verfuegung.
